дителем структурного подразделения.
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками 14.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
Каждой законченной описи присваивается номер.
Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т. д. ), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись, крайние даты дел, включенных в опись 14.
При составлении описи, ее усовершенствовании и переработке применяется дифференцированный подход, заключающийся в установлении очередности работы, отборе сведений, применении различной методики представления информации о
Страницы: << < 10 | 11 | 12 | 13 | 14 > >>